Hyvä yritystapahtuma syntyy huolellisesta suunnittelusta ja oikeasta ympäristöstä. Hakaniemi tarjoaa tähän yllättävän monipuoliset kulissit: vilkkaan kaupunginosan energia yhdistyy ainutlaatuisiin tiloihin, joissa tunnelma on jo valmiiksi rakennettu. Yritystapahtuma Hakaniemessä on yhä useamman helsinkiläisen yrityksen valinta silloin, kun tavallinen kokoushuone ei yksinkertaisesti riitä.
Bistro O Mat Hakaniemessä sijaitsee Lyyra-korttelin yhdeksännessä kerroksessa, ja jo pelkkä sijainti tekee tilaisuudesta erityisen. Avokeittiö, panoraamamaisemat ja ravintolan ranskalais-pohjoismainen henki luovat puitteet, joissa asiakkaat, yhteistyökumppanit tai koko tiimi viihtyvät pitkään illan jälkeen. Mutta mitä kannattaa ottaa huomioon, kun yritystapahtumaa aletaan suunnitella?
Tila, tunnelma ja käytännön järjestelyt
Tilaisuuden onnistuminen alkaa jo tilavalinnoista. Hakaniemen ravintola on suunniteltu niin, että tila mukautuu erilaisiin tarpeisiin: pienemmästä tiimipäivällisestä laajempaan yritysiltaan. Kattoterassi tarjoaa kesäkaudella aivan oman ulottuvuutensa, kun Helsingin siluetti avautuu taustalle ja tunnelma muuttuu ikimuistoiseksi jo ennen kuin ruoka on edes tarjoiltu.
Käytännön järjestelyissä kannattaa miettiä etukäteen ryhmän koko ja se, halutaanko tilaisuus pitää kokonaan yksityisenä vai riittääkö osittain rajattu tila. Hakaniemessä on mahdollista järjestää yksityinen tilaisuus räätälöidysti juuri teidän tarpeisiinne. Myös kulkuyhteydet ovat erinomaiset: Hakaniemi on helposti saavutettavissa julkisella liikenteellä, mikä helpottaa vieraiden saapumista.
Teknisten tarpeiden osalta kannattaa selvittää jo varhain, tarvitaanko esimerkiksi esityslaitteistoa, mikrofoneja tai erityistä valaistusta. Ravintola ei ole kokoustila, mutta hyvässä yhteistyössä monet käytännön toiveet on mahdollista toteuttaa. Tunnelman rakentaminen alkaa yksityiskohdista, ja niistä on hyvä keskustella henkilökunnan kanssa jo tarjouspyyntövaiheessa.
Ruoka- ja viiniohjelma yritystilaisuuteen
Ruoka on yritystilaisuudessa paljon enemmän kuin pelkkä tarjoilu. Se kertoo siitä, miten vieraat on haluttu ottaa vastaan. Bistro O Matin keittiö rakentuu ranskalaiseen bistrotraditioon ja pohjoismaiseen sesonkiajatteluun, mikä tarkoittaa käytännössä sitä, että raaka-aineet valitaan sen mukaan, mikä on juuri sillä hetkellä parhaimmillaan.
Yritystilaisuuteen voidaan rakentaa räätälöity menu, joka ottaa huomioon ryhmän erityisruokavaliot ja tilaisuuden luonteen. Kevyemmälle verkostoitumisillalle sopii erilainen kokonaisuus kuin muodollisemmalle asiakasillalliselle. Hakaniemen menuun voi tutustua etukäteen, mutta yksityistilaisuuksissa lähtökohtana ovat aina asiakkaan toiveet.
Viinivalinnat osana kokemusta
Viinilista on rakennettu eurooppalaisten, myös luonnonmukaisesti tuotettujen viinien ympärille. Menuihin kootut viinikattaukset sisältävät aina harvinaisuuden viinikellarista, mikä tekee juomaohjelmasta itsessään puheenaiheen. Yritysillallisella tämä on pieni yksityiskohta, joka jää vieraiden mieleen.
Juomaohjelmaa voidaan suunnitella etukäteen yhdessä henkilökunnan kanssa. On hyvä miettiä, halutaanko viinikattaus kiinteänä osana menua vai tarjoillaanko juomia vapaammin. Molemmissa tapauksissa asiantunteva henkilökunta osaa suositella sopivimmat valinnat ruoan ja tilaisuuden hengen mukaan.
Mitä kannattaa sopia ravintolan kanssa hyvissä ajoin
Yritystilaisuus Helsinki-mittakaavassa on kilpailtu kenttä, ja suosituimmat ajankohdat täyttyvät nopeasti. Erityisesti syys- ja talvikausi sekä pikkujoulusesonki ovat kysyttyjä, joten varaus kannattaa tehdä hyvissä ajoin, mieluiten useita viikkoja tai jopa kuukausia etukäteen.
Hyvissä ajoin sovittaviin asioihin kuuluu ensinnäkin tilan varaus ja ryhmäkoko. Sen jälkeen on luontevaa siirtyä menun suunnitteluun, erityisruokavalioiden kartoittamiseen ja mahdollisen juomaohjelman rakentamiseen. Jos tilaisuuteen liittyy ohjelmaa, esityksiä tai erityisjärjestelyjä, nekin on hyvä mainita jo alkuvaiheessa.
Budjetti ja tarjouspyyntö
Selkeä budjettikehys helpottaa suunnittelua molemmilla osapuolilla. Kun tiedetään, liikutaanko esimerkiksi kiinteähintaisen menun vai à la carte -tarjoilun suuntaan, pystytään rakentamaan kokonaisuus, joka vastaa odotuksia myös kustannusten osalta. Tarjouspyynnössä kannattaa mainita tilaisuuden luonne, arvioitu osallistujamäärä, toivottu ajankohta ja mahdolliset erityistoiveet.
Yritysilta Helsingissä onnistuu parhaiten silloin, kun yhteistyö ravintolan kanssa alkaa ajoissa ja kommunikaatio on avointa. Bistro O Matilla jokainen yksityistilaisuus suunnitellaan alusta alkaen asiakkaan toiveiden pohjalta, joten mitään kysymystä ei kannata jättää esittämättä. Lisätietoja ja varauksia varten löydät kaiken tarvittavan tilaisuudet-sivultamme, josta yhteydenotto onnistuu helposti.
